ERP实务：进货验收单功能设计实例

 设计思路： 

一、 进货验收单审核时检查。   

在进货验收单审核之前，系统必须对相关的内容进行检查，以提高进货验收单数据的准确性。   

检查一：验收数量加上验退数量是否等于进货数量。一般情况下，在没有不良品的情况下，进货数量就等于验收数量。但是，在有不良品时，进货数量等于验收数量加上验退数量。这个验退数量会在进货单审核后，直接转换为退货单。当退回单审核后，才会扣除进货数量。也就是说，在退货单没有审核之前，这个不良品仍然是企业的资产。所以，在进货单审核的时候，进货数量必须等于验收数量与验退数量之和。若不等于的话，则进货验收单就无法审核。   

检查二：进货验收单审核时间所在的期间是否打开。因为进货验收单中，有涉及到费用的问题，所以根据财务控制的要求，进货验收单审核的时间其对应的期间，必须是打开的。若没有打开的话，则任何交易的单据都将无法审核。所以，当这个审核时间对应的期间没有打开的时候，系统就会提示错误信息：“期间关闭，请先打开期间”。   

检查三：是否有前置单据。若在进货单单据设置的时候，把进货验收单设置成为必须核对前置单据。则在进货验收单审核的时候，会检查进货验收单中是否有进货单的信息。若没有进货单信息，即企业用户是手工建立进货验收单，而不是根据进货单转换过来，或者没有指定进货单时，这笔验收单将无法审核。因为在验收单审核的过程中，会更新进货单中的相关信息，所以，在这里核对前置单据，是有必要的。   

二、 撤销审核时的控制。   

在某些特定的情况下，如进货验收单出现错误时，是允许进货验收单可以撤销审核。但是，其是有比较严格的限制条件的。若不满足这些限制条件，则系统会拒绝撤销审核进货验收单。   

限制条件一：日期上的限制。进货验收单若要审核，必须满足两个日期条件。一是在进货验收单撤销审核时候，撤销审核的时间所对应的期间必须是打开的，否则的话，系统会提示错误信息。二是撤销审核的时候，时间必须是大于财务冻结日期。因为进货验收单撤销审核后，会影响财务的结算。所以，为了保障数据的一致性，进货验收单如果要撤销审核，必须要在财务冻结日期之前撤销审核，否则的话，系统是不允许的。若在财务冻结日期之后，还需要修改进货验收单，一般不允许，只有通过其他单据来做调整，如通过成本调整单、库存调整单等等。   

限制条件二：进货验收单所对应的进货单步存在应付凭单或者应付凭单已经作废。在根据进货单生成应付凭单的时候，应付凭单计算应付金额的时候，是根据进货单上的验收数量来进行计算的。而撤销进货验收单的时候，会同市更改进货单上的验收数量。如此的话，进货单上的验收数量与进货单所对应的应付凭单内容就对不上了。所以，遇到这种情况的话，系统是拒绝进货验收单撤销审核的。除非企业用户删除这种应付凭单或者作废这张单据。如此控制的目的，就是为了保障数据前后的一致性。从这里也看出，在进货验收单上关联对应的进货单的重要性。在进货单单身中，有一个“应付凭单单号”字段，该字段会根据其他作业进行自动改写。在进货验收单撤销审核时，就根据这个字段的内容来判断进货单是否已经有应付凭单，或者应付凭单有否作废。